Quelles sont les étapes de préparation de commande ?

La préparation des commandes est assez complexe. Il faudrait en effet envoyer les produits à temps pour satisfaire la clientèle. Un retard de livraison pourrait en effet coûter cher à l’entreprise. Pour que tout se déroule dans les meilleures conditions, il faudrait procéder étape par étape. Comment optimiser les flux ?

Étape 1 : évaluation de ses besoins et planification

La première étape de la préparation de commande consiste à déterminer le type de marchandises à livrer et l’entrepôt. Le principe LIFO par exemple est à privilégier si les marchandises peuvent être stockées pendant une longue durée dans l’entrepôt. En revanche, avec le FIFO ou First in First Out, les produits commandés en premier doivent sortir en stock en priorité. Ensuite, planifiez chaque opération pour gagner du temps. L’utilisation d’un logiciel de gestion est fortement recommandée pour simplifier la tâche. L’outil classera par la suite les commandes par ordre de priorité. Ainsi, les risques d’omission seront quasi nuls. Mais tous les logiciels ne se valent pas. Choisissez un outil facile à prendre en main, intuitif et adapté aux besoins de votre société. Prenez aussi le temps de prévoir des engins de manutention pour accélérer les déplacements. La location est certainement la meilleure solution si vous n’avez pas les moyens d’investir dans de nouveaux matériels.

Étape 2 : établissement des itinéraires et picking

La prochaine étape de la préparation de commande vise à fixer un itinéraire pour le prélèvement des marchandises. Dans ce cas, il faudrait déterminer le point de départ de l’opérateur et évaluer la distance à parcourir jusqu’au produit, puis jusqu’à l’entrepôt. Il est très important d’optimiser le trajet pour gagner en efficacité. Dès fois, il est possible de regrouper plusieurs commandes pour économiser sur les déplacements.

Par ailleurs, l’accessibilité du lieu de stockage du client doit être vérifiée. Lorsque les camions sont interdits, il faudrait prévoir plusieurs allers retours avec un véhicule de petite taille, ce qui peut nécessiter des frais de déplacement plus importants. En tout cas, soyez très attentif au volume à transporter. Si vous dépassez les charges autorisées, vous encourez des sanctions en cas de contrôles des forces de l’ordre.

Étape 3 : vérification de la commande et expédition

Le conditionnement des produits est une étape assez compliquée. En fait, avant d’emballer les marchandises, vous devez vérifier la quantité et la référence, car une simple erreur peut faire perdre un client et nuire à l’image de marque de la société.

En outre, il faut faire très attention à la présentation. C’est un petit détail qui peut inciter les clients à se tourner vers vous au lieu d’aller voir chez les concurrents. De la sorte, autant que possible, personnalisez les emballages et adaptez-les aux produits. À la fin, imprimez les bons de commande et la facture. Cette dernière étape de la préparation de commande est très importante, car tout doit être matérialisé afin de prouver que les marchandises sont réellement arrivées à destination. Quoi qu’il en soit, l’objectif est d’expédier le bon produit en quantité suffisante à l’adresse indiquée.

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